バックオフィス業務とは、お客様との直接的な関わりは少ないですが、企業活動を支える重要な業務です。
企業利益を直接生み出さないため「裏方」と捉えられ、人件費を低く設定されやすいですが、少人数でも利益を生んでいる企業ほど、バックオフィスの重要性をご存じです。
なぜなら突然辞められると、引継ぎ期間が長く、引き継げる業務内容にこぼれも多く、職員同士よりも経営者や重役が一番困るポジションであると同時に、営業や現場が混乱し、本来蓄積、整備されているはずの企業資産（情報データ）がバラバラになります。
バックオフィス業務は、毎日決まった業務（ルーティン業務）は30％、不定期な業務が60％、突発的な業務は10％くらいでしょうか。それら全ての業務に対し、ほぼ完ぺきに対応を求められる業務でもあります。
高度な経営視点を求められることも多く、ステークホルダーとの調整も必要になる重要なポジションです。
またバックオフィス業務は、引き継ぎ書やマニュアル化が難しい業務です。
そのため業務効率化を目指し、クラウドの有料サービスを利用しますが、1つのサービス利用料金が5,000円/月くらいでも、1つのサービスでは対応しきれず、結局、30,000円/月前後、年間36万円～50万円をクラウドサービスに支払うことになります。
経営者としては、その金額を他社に払うくらいなら、一生懸命会社に尽くしてくれている従業員に支払いたいと思い、結局のところ、業務効率化が進まないことはよくあります。
バックオフィス業務に関連するクラウドサービス
- 会計ソフト
- 勤怠ソフト
- クラウド保存サービス
- SNS（Teams、Line Works、Slack等）
- 業務に沿ったクラウドサービス
- オンライン秘書
上記のように、紙やエクセルで行っていた業務を、有料クラウドサービスを利用するだけで経費がかかります。経費がかかっても、このソフトは使えるけれど、このソフトは使ったことがない、など、個人スキルにも左右され、クラウドサービスを契約したはいいけど、うまく運用ができない、という悩みが出やすいです。
| クラウドサービスのカテゴリ名 | デメリット |
|---|---|
| 会計ソフト | アウトプット資料が自社に合わないと、CSVをダウンロードして自社用にExcel等で加工する必要がある。毎月のルーティン業務になるため、Excel関数やマクロ、RPAの知識が必要。 |
| 勤怠ソフト | 会社規定をしっかり定めないと、初回の設定から躓く。会社の規定があいまいで、36協定など経営者や上司が理解していないとバックオフィスだけでは運用が難しい。 |
| クラウド保守サービス | GoogleWorkSpace、OneDrive+SharePointなど、セキュリティ管理が必要で、経理担当者、総務担当者だけでは運用が厳しい。 |
| SNS | セキュリティ管理、社内マニュアル作成、運用チェックが必要 |
| 業務に沿ったクラウドサービス | どのサービスを選定するかは「業務管理」ができていないと無駄に初期導入費用、サービス利用料を支払い続けることになる。※年払いが多い |
| オンライン秘書 | オンライン秘書に、日々、月ごとに業務を依頼する必要があるため、方向・指示・指導するスキルがある人が必要になる。 |
最近では、バックオフィスがホームページやSNS運用なども担当になっているようです。
だからこそ、今も昔も、低賃金で末永くマルチタスクをこなしてくれる人材を求めているのではないでしょうか。
バックオフィスをフォローする仕事とは？
経営コンサルタントや行政書士のように、複数の会社経営を経験した人、多くの会社に関わっている方々のアドバイスを聞くのは非常に有効です。
しかし、実際のところ問題が改善されない、そんな経営者の声からご相談を受けます。
「経営」をコンサルティングするお仕事は、個人や法人・企業の経営者らに対し、問題解決のためのアドバイスを行います。会社の問題を調査し、解決策を提案します。
つまり、せっかく成功に導く提案をされても、即実行する能力が今の会社にないのであれば、どんなにすばらしい提案をしてくれても無意味なのです。
そこで、こちらへご相談いただいた場合、「コンサルティング」という名目でお仕事を頂くのではなく、実際に現場に入らせていただいています。
市内であれば企業へ赴き、遠隔地であれば定期的なミーティングを実施しています。
経営者や重役の方のミーティングご参加は問題ありませんが、主人公は担当部署の方々です。
他のバックオフィスの方々と一緒の立場で、期間限定のリーダーとして職務につき、問題解決を行います。
例えば・・・経理ソフトを導入したが、残業時間が減らないというご相談
- 経理担当者の業務棚卸しをお願いし、直接ヒヤリング
- 総務や営業事務など経理以外の担当者のルーティン業務をヒヤリング
- 現在利用している有料クラウドサービスをリストアップ
- 経営者、重役へ従業員が定期的に渡す報告内容をヒヤリング
- こちらから、課題解決方法を提案（解決に至る目安期間、料金等）
- 実行 ※担当部署との連携必須
- 経営者、重役へ中間報告 ※6.と7.を解決まで実施
- 完了
例えば・・・Teams、Lineなど社内で使用しているSNSが乱立している
- 社員全員にオンラインアンケートを取ります
- こちらから、課題解決方法を提案（解決に至る目安期間、料金等）
- 実行 ※担当部署との連携必須
- 経営者、重役へ中間報告
- 完了
具体的なバックオフィスフォローのステップ
具体的には、以下のような作業をご提案しています。
- 目標設定
- バックヤードオフィス（総務事務、営業事務）の各業務の棚卸しをします。
- 何に時間がかかって、毎月どのような業務をしているのか、一人一人に調査をします。
- このとき、自分の仕事に空き時間があることを知られることが、職員にとってはとても嫌な印象があります。そのため、「新しい仕事を取り入れられるか」など職員にとってモチベーションが上がるよう、プラス思考に話しを持っていきます。
- 業務分析
- 目標に対して、どのような業務が必要か、どのようなプロセスや手順で行われているか、どのような人員や資源が必要か、どのような問題や課題があるかなどを分析します。
- 分析を終えたのち、レポートをまとめ、経営者や管理職へ提出します
- 業務計画
- 分析した結果に基づいて、業務の優先順位や担当者、期限、予算などを決めます。
- 業務の進捗や成果を確認するための指標や方法も設定します。
- 業務実行
- 計画した通りに業務を実施します。実行中には、コミュニケーションや協力を円滑にすることが重要です。
- 随時進捗や成果を確認し、必要に応じて計画を修正します。
- 業務評価
- 業務が完了したら、指標や方法に従って業務の成果や効果を評価します。
- 評価した結果は、フィードバックや報告として共有します。
- 業務改善
- 評価した結果から、業務の問題点や改善点を洗い出します。
- 次回の業務管理に活かすために、改善策や教訓をまとめます。
最後に
大企業を相手にバックオフィスのフォローを経験したことはありませんが、数人～数十人のアットホームな会社であっても、日々真面目に働く職員は、突然やってくる”部外者”の人間が、業務のアレコレを聞いてくることに強い抵抗があります。
とつぜんミーティングをしましょう！といっても、誰も口を開かず、一方的に話しを聞いてくれるだけの、ワークショップとは程遠いセミナーのようになってしまいます。
そのため、経営者や重役から、何のために業務改善をするのかを明確に職員の皆様にご説明していただきます。
ほとんどの経営者の方々は、バックオフィスの仕事が非効率だから効率的に進めるようにコンサルティングやアドバイザーを導入しているのではなく、会社に活気がでるような雰囲気づくりをしたく、各自暇な時間を作って面白いアイディアをメディアから拾ってきたり、会社をもっと好きになって欲しい、ということ目的としています。
このような想いがバックオフィスの方々に届いておらず、「暇を持て余していると思っているのか？」「こんなに毎日忙しいのに、なんで業務効率化でもっと忙しくするのか？」などと、大きな温度差が生じています。
そのためにも、日々バックオフィスの職員とコミュニケーションをとり、残業は必要がなく、各自忙しくないときは隙間時間を作ってもらい、長く働いてもらえるような会社を一緒に作って欲しいという気持ちが伝わるように、期間限定の職員として、お手伝いをさせていただいています。