はじめに
Microsoft 365は、仕事を便利にするツールのセットです。文章作成、表計算、プレゼン資料、メール、スケジュール管理など、日常業務に必要な機能を、パソコン・スマホ・タブレットのどこからでも使えます。
この記事では、Microsoft 365に含まれる主要なアプリと、その使い方をわかりやすく紹介します。
Copilot Chat – AIアシスタント
Copilot Chatは、SiriやアレクサのようなAIアシスタントです。話しかけると、いろいろな作業を手伝ってくれます。
たとえば「プレゼン資料のアウトラインを作って」と頼むと構成案を提案してくれますし、「市場調査のデータを分析して」と聞けば要点をまとめてくれます。会議の議事録をまとめたり、メール文例を作ったりと、日常業務のさまざまな場面で活躍します。
ただし、すべてを代わりにやってくれるわけではなく、「手伝ってくれる」存在です。最終的には自分でチェックして仕上げることが大切です。
Word/Excel/PowerPoint – プロ品質のコンテンツをどこでも作成
Word、Excel、PowerPoint、OneNoteなどのOfficeアプリを使って、プロフェッショナルに見えるコンテンツをリアルタイムで作成できます。
これらのアプリの最大の特徴は、パソコンだけでなくスマホやタブレットでも使えることです。オフィスで作り始めた資料を、移動中にスマホで編集して、自宅のパソコンで仕上げる、といったことがスムーズにできます。美しいドキュメント、インパクトのあるプレゼンテーション、魅力的なグラフやグラフを、いつでもどこでも作成できます。
OneDrive – クラウドストレージ
OneDriveは「インターネット上にある自分専用の収納スペース」です。ファイルや写真を保存しておけます。
GoogleドライブやiCloudと同じ仕組みで、USBメモリと違って物理的なものをなくす心配がありません。スマホ、タブレット、パソコンなど、どの機器からでもアクセスできて、自動的にバックアップされます。
オフィスで作った文書を自宅のパソコンで開いたり、同僚とファイルを共有したりできます。パソコンが壊れてもファイルは安全で、間違って消してしまっても復元できます。
Outlook – メールとスケジュール管理
Outlookは「メール」「カレンダー」「連絡先」「やることリスト」が一緒になったアプリです。ビジネスシーンでの正式なコミュニケーションに特化しています。
メール機能では、業務メールを送受信したり、フォルダ分けして整理したり、重要なメールにフラグをつけたりできます。カレンダー機能では、予定を同僚と共有したり、他の人の予定を見て会議の時間を調整したりできます。
連絡先管理で取引先や同僚の情報を一元管理でき、To Doリストでタスクに優先順位をつけて管理できます。
その他の便利ツール
- Planner / To Do：タスク管理。チームで進捗を共有し、期限を設定できます。
- Forms：アンケートや申込フォームを簡単に作成。結果は自動集計され、グラフ表示も可能。
- Lists：情報を整理して追跡するツール。課題管理や顧客情報管理に便利。
- Power Apps / Power Automate：業務の自動化。メールを受信したらOneDriveに保存、Excel更新時に通知など、繰り返し作業を減らせます。
まとめ
Microsoft 365は、AIアシスタント、Officeアプリ、クラウドストレージ、メール・スケジュール管理、タスク管理、業務自動化など、仕事に必要な機能が揃ったサービスです。
最大の特徴は、どこにいても、どのデバイスからでも同じ環境で作業できること。オフィスで始めた仕事を自宅で続けたり、移動中にスマホで確認したりできます。
まずはよく使う機能から試してみましょう。